Сканирование паспорта и другие вопросы обработки ПД

Шатрова Вероникаглавный редактор кадровой справочной системы «Система Кадры»

Источник: Планета HR

Как комментирует трудовое законодательство требования службы охраны отсканировать паспорт или переписать с него информацию для пропуска в здание или офис? Может ли соискатель отказать в предъявлении документа при трудоустройстве? В каких случаях работодателю не требуется согласие сотрудника на обработку персональных данных?

С 19 мая статья 85 Трудового кодекса РФ, содержавшая понятия персональных данных и их обработки, утратила силу в связи с принятием Закона от 19 декабря 2005 г. No. 160-ФЗ «О ратификации Конвенции Совета Европы о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных» и Закона от 27 июля 2006 г. No. 152-ФЗ «О персональных данных» в новой редакции. Спешим успокоить, что внесенные изменения в целом на порядок работы организаций с персональными данными сотрудников и соискателей не повлияли. Данные изменения, а скорее уточнения в формулировках, понадобились для того, чтобы привести российское законодательство о персональных данных в соответствие с международными обязательствами в рамках деятельности по ратификации Конвенции. Чтобы не было противоречий в понятиях, теперь будут применяться единые определения персональных данных и их обработки, закрепленные в Законе No. 152-ФЗ, независимо от того, в какой сфере деятельности возникла необходимость такие данные обрабатывать (трудовой, пенсионной, социальной и т.п.).

В продолжение темы хотелось бы остановиться на ряде вопросов, которые достаточно часто возникают на практике.

Например, законно ли сканировать паспорта посетителей на службе охраны при входе в офис или здание?

Нужно понимать, что в большинстве случаев вся обработка персональных данных идет с согласия самого гражданина. Поэтому если он не доверяет охранной службе компании, в которую пытается пройти, то, естественно, может не давать свой паспорт, но и рассчитывать на пропуск в здание в такой ситуации вряд ли стоит. Как правило, требование отсканировать паспорт следует из внутренних регламентов охранного бюро с целью регистрации посетителей. Особенно настойчивые могут запросить такую инструкцию и убедиться, действительно ли требуется сканирование или охраннику достаточно переписать ваши ФИО и номер паспорта. Выбор в пользу сканирования зачастую объясняется тем, что это гораздо быстрее, нежели переписывать данные вручную, и к тому же гарантированно избавляет от ошибок в виде описок или проблем с неразборчивым почерком охранника. При этом представители охранной службы, сканируя данные, одновременно берут на себя и обязательство по их защите,поэтому в случае использования не по назначению могут быть привлечены к дисциплинарной (вплоть до увольнения), материальной, административной или даже уголовной ответственности. Об этом говорится в статье 90 Трудового кодекса РФ.

Представители охранной службы, сканируя данные, одновременно берут на себя и обязательство по их защите, поэтому в случае использования не по назначению могут быть привлечены к ответственности.

Аналогичный подход действует и в ситуации, когда сотрудник службы персонала желает отсканировать паспорт соискателя или предлагает заполнить паспортные данные в анкете. Претендент на вакантную должность всегда может отказать в предоставлении паспорта и сведений о его реквизитах, но должен понимать, что это может сыграть не в его пользу — работу предложат более сговорчивому кандидату, который проявил доверие к потенциальному работодателю. Более того, паспорт — это один из документов, который гражданин, поступающий на работу, обязан предъявить в силу требований статьи 65 Трудового кодекса РФ. В ином случае работодатель имеет все основания отказать в трудоустройстве, и в его интересах данный факт выяснить до того момента, когда остальным претендентам уже дадут от ворот поворот.

Что касается обработки персональных данных уже работающих граждан, то действующее законодательство предоставляет работодателям достаточно широкие возможности, в т.ч. и без дополнительного согласия сотрудника. К случаям, когда согласие работника на обработку не требуется, относится, в частности, передача сведений в:

  • Пенсионный фонд РФ (ст. 9 Закона от 1 апреля 1996 г. No. 27-ФЗ);
  • налоговые органы (ст. 24 НК РФ);
  • фонды социального и медицинского страхования (ст. 15 Закона от 24 июля 2009 г. No. 212-ФЗ);
  • военные комиссариаты (ст. 4 Закона от 28 марта 1998 г. No. 53-ФЗ),
  • а также иные ведомства (суды, прокуратуру и т.п.), когда обязанность передачи им сведений, относящихся к персональным данным сотрудника, закреплена за работодателем законом либо необходима для достижения установленных законом целей.

Кроме того, как следует из пунктов 1-5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г., согласие не потребуется,если:

  • обязанность по обработке предусмотрена законодательством, в том числе требует опубликования и размещения персональных данных сотрудников в сети Интернет (например, Законом от 21 ноября 2011 г. No. 323-ФЗ,Законом от 9 февраля 2009 г. No. 8-ФЗ и рядом иных актов);
  • проводится обработка персональных данных близких родственников сотрудника в объеме, предусмотренном личной карточкой, а также в случаях получения алиментов, оформления социальных выплат и допуска к государственной тайне;
  • обработка сведений о состоянии здоровья сотрудника относится к вопросу о возможности выполнения им трудовой функции;
  • обработка данных связана с выполнением сотрудником должностных обязанностей, в том числе при его командировании;
  • обработка персональных данных проводится при осуществлении пропускного режима на территорию служебных зданий и помещений работодателя, при условии что организацию пропускного режима работодатель осуществляет собственными силами.

Оставить комментарий

Яндекс.Метрика